Có một nghiên cứu chỉ ra rằng, các doanh nghiệp sở hữu quy trình Onboarding (chào đón nhân sự mới) chuyên nghiệp có thể tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên lên đến 82%. Trong ngày làm việc đầu tiên, sự bỡ ngỡ và lo lắng là điều không thể tránh khỏi. Chính lúc này, một bộ Welcome Kit với những ý tưởng quà tặng độc đáo được đặt ngay ngắn trên bàn làm việc sẽ là “vũ khí bí mật” giúp doanh nghiệp ghi điểm tuyệt đối.
Vậy Welcome Kit là gì? Bao gồm những vật phẩm nào và làm sao để tối ưu ngân sách khi triển khai? Hãy cùng OEM Group giải mã chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Welcome Kit (Onboarding Kit) là gì?
Welcome Kit (hay Onboarding Kit, Joining Kit) là bộ quà tặng chào mừng được doanh nghiệp chuẩn bị dành riêng cho nhân sự mới trong ngày đầu tiên họ nhận việc.
Một bộ kit tiêu chuẩn không chỉ mang giá trị về mặt vật chất với các đồ dùng thiết yếu (sổ, bút, bình nước…), mà quan trọng hơn, nó mang giá trị tinh thần. Các vật phẩm thường được in ấn đồng bộ logo, màu sắc thương hiệu, kèm theo sổ tay văn hóa và thư chào mừng. Đây là cách tinh tế nhất để doanh nghiệp nói lời “Chào mừng bạn gia nhập đội ngũ!”.
2. Tại sao doanh nghiệp hiện đại không thể bỏ qua Welcome Kit?
Việc đầu tư ngân sách cho Welcome Kit không phải là khoản chi phí dư thừa, mà là một khoản đầu tư sinh lời mang tính chiến lược cho phòng HR và ban lãnh đạo:
Tối ưu quy trình Onboarding & Tăng tỷ lệ giữ chân (Retention Rate): Một món quà thiết thực giúp nhân sự mới xóa bỏ rào cản tâm lý, cảm nhận được sự quan tâm chu đáo. Khi có khởi đầu suôn sẻ, họ sẽ nhanh chóng hòa nhập và có xu hướng gắn bó lâu dài hơn với tổ chức.
Lan tỏa Employer Branding (Thương hiệu nhà tuyển dụng): Bạn có để ý rằng nhân sự mới thường rất thích chụp ảnh bộ quà tặng ngày đầu đi làm và đăng tải lên LinkedIn, Facebook? Đây chính là kênh Marketing “0 đồng” cực kỳ hiệu quả, giúp hình ảnh chuyên nghiệp của công ty tiếp cận đến hàng ngàn ứng viên tiềm năng khác.
Thúc đẩy sự tự hào và văn hóa doanh nghiệp: Việc sở hữu và mang theo những vật dụng có in logo công ty giúp nhân sự nhanh chóng hình thành cảm giác thuộc về tập thể, nâng cao tinh thần đồng đội.
3. Ý tưởng quà tặng nhân viên mới nên bao gồm những gì?
Không có một công thức cố định nào cho Welcome Kit, tùy thuộc vào ngân sách và văn hóa mà mỗi công ty sẽ có sự kết hợp khác nhau. Dưới đây là các nhóm vật phẩm phổ biến và được yêu thích nhất:
Nhóm trang phục & Nhận diện thương hiệu
Đây là những vật phẩm giúp nhân sự “khoác” lên mình bản sắc của công ty.
Áo thun hoặc áo Polo đồng phục.
Dây đeo thẻ in logo sắc nét.
Mũ lưỡi trai hoặc huy hiệu công ty.
Nhóm vật dụng văn phòng thiết yếu
Giúp nhân sự mới sẵn sàng bắt tay ngay vào công việc mà không thiếu thốn dụng cụ.
Sổ tay doanh nghiệp (bìa da hoặc bìa cứng có in thông tin công ty).
Bút ký cao cấp.
Lót chuột (Mousepad) in lịch hoặc Core Values của công ty.
Nhóm phong cách sống & Tiện ích (Lifestyle)
Đây là nhóm quà tặng được nhân viên đánh giá cao nhất vì tính ứng dụng thực tế.
Balo/Túi Tote vải Canvas: Dùng để đựng laptop, tài liệu đi làm hàng ngày.
Bình giữ nhiệt / Ly sứ: Tiện lợi cho dân văn phòng, khuyến khích lối sống khỏe.
Ô dù cầm tay, gối cổ chữ U.
Nhóm quà tặng công nghệ (Tech Gifts)
Rất phù hợp cho các công ty IT, Start-up hoặc nhân sự trẻ.
Sạc dự phòng, cáp sạc đa năng.
USB lưu trữ, loa Bluetooth nhỏ gọn.
4. Mẹo thiết kế và chuẩn bị Welcome Kit tối ưu ngân sách cho phòng HR
Để triển khai dự án quà tặng Onboarding thành công mà không gây áp lực lên ngân sách, HR cần lưu ý:
Đề cao tính nhất quán (Brand Guideline): Đừng biến hộp quà thành một mớ hỗn độn màu sắc. Hãy bám sát Brand Guideline của công ty. Vị trí đặt logo, thông điệp in ấn cần tinh tế, không quá phô trương.
Chất lượng hơn số lượng: Thay vì chọn 10 món đồ rẻ tiền, dễ hỏng, hãy đầu tư vào 3-4 vật phẩm chất lượng cao, bền bỉ (ví dụ: một chiếc balo chắc chắn, một bình giữ nhiệt tốt). Điều này thể hiện sự tôn trọng của công ty đối với nhân viên.
Dự trù số lượng và đặt hàng sỉ (Bulk Order): Việc đặt lắt nhắt từng bộ khi có người mới sẽ làm đội chi phí lên rất cao. Hãy dự trù nhân sự tuyển dụng theo Quý/Năm và đặt hàng số lượng lớn để tối ưu chi phí sản xuất và in ấn.
Đừng quên tính cá nhân hóa: Một tấm thiệp chào mừng có viết tay tên của nhân sự mới từ bộ phận HR hoặc Quản lý trực tiếp sẽ mang lại hiệu ứng cảm xúc tuyệt vời.
5. Đặt thiết kế và sản xuất Welcome Kit trọn gói ở đâu uy tín?
Việc phải tự tay đi tìm xưởng may balo, xưởng in áo, chỗ làm sổ… rồi tự đóng gói sẽ ngốn của bộ phận HR một lượng thời gian khổng lồ, chưa kể rủi ro về chất lượng không đồng đều. Giải pháp tối ưu nhất là hợp tác với một đơn vị cung cấp quà tặng doanh nghiệp trọn gói.
OEM Group – Cung cấp giải pháp Welcome Kit toàn diện cho doanh nghiệp
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất Balo, Túi xách, Merchandise và Quà tặng doanh nghiệp, OEM Group tự hào là đối tác tin cậy đồng hành cùng phòng Nhân sự trong việc xây dựng trải nghiệm Onboarding hoàn hảo.
Tại sao nên lựa chọn OEM Group?
Tùy biến cao (Customization): Chúng tôi không chỉ cung cấp sản phẩm có sẵn mà còn thiết kế, sản xuất dựa trên DNA thương hiệu của riêng bạn.
Hệ sinh thái sản phẩm đa dạng: Từ Balo laptop, túi xách, áo thun, ô dù đến bình giữ nhiệt, sổ tay… mọi thứ bạn cần cho một bộ kit đều có mặt tại OEM Group.
Kiểm soát chất lượng gắt gao: Quy trình sản xuất khép kín, đảm bảo chất lượng đồng đều trên từng sản phẩm, mực in sắc nét, không bong tróc.
Dịch vụ trọn gói: Chúng tôi lo trọn gói từ khâu tư vấn ý tưởng, lên Mockup thiết kế miễn phí, sản xuất mẫu, đóng gói thành hộp quà hoàn chỉnh và giao đến tận tay doanh nghiệp.
Welcome Kit không chỉ là một hộp quà, nó là lời cam kết đầu tiên về một môi trường làm việc chuyên nghiệp, chu đáo mà doanh nghiệp dành cho những cộng sự tương lai của mình. Đầu tư vào Welcome Kit chính là đầu tư vào con người.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm ý tưởng hoặc cần báo giá cho các set quà tặng Onboarding nhân sự mới, hãy để đội ngũ chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ bạn!
Liên hệ ngay với OEM Group để nhận Catalog và tư vấn báo giá miễn phí:
- Địa chỉ: Lầu 3, 112 Điện Biên Phủ, phường Tân Định, Tp.Hồ Chí Minh
- Hotline: 0931.819.333
- Email: b2b@oemgroup.vn
