Hầu như tất cả các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ đều cần phải có bộ phận lễ tân, bộ phận này giống như cầu nối giữa khách hàng và công ty của bạn. Lễ tân là bộ phận thường xuyên phải tiếp xúc với khách hàng, luôn yêu cầu có bề ngoài được chỉn chu nhất có thể, vì vậy, bộ đồng phục lễ tân được ra đời với mục đích tạo nên sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Hãy cùng OEM Group khám phá những lợi ích tuyệt vời mà bộ đồng phục lễ tân có thể mang lại nhé!
1. Khái quát về nghề lễ tân
1.1 Lễ tân là gì? Khái niệm đồng phục lễ tân?
Lễ tân thường là nhân viên trực thuộc công ty, phụ trách đón tiếp khách hàng ở các khu vực sảnh ra vào, đây là bộ phận có yêu cầu cao về tác phong cũng như sự chỉn chu vì họ sẽ làm việc trực tiếp với khách hàng đầu tiên. Nếu như đội ngũ lễ tân có sự khéo léo, chuyên nghiệp, họ sẽ biết cách đón tiếp khách hàng và tạo ra sự thoải mái cho khách hàng trước khi bắt đầu làm việc cùng công ty. Mọi trải nghiệm đầu tiên đều quan trọng, nếu như khách hàng có trải nghiệm tốt ngay từ bộ phận lễ tân họ sẽ đánh giá doanh nghiệp làm việc chuyên nghiệp, ngược lại nếu ngay từ khâu đón tiếp họ đã cảm thấy không thoải mái thì tâm trạng cũng bị ảnh hưởng ít nhiều. Đặc biệt, bộ phận lễ tân cực kỳ quan trọng trong các hoạt động thuộc về lĩnh vực dịch vụ như nhà hàng, spa, khách sạn, thẩm mỹ viện,...vì khách hàng đã phải chi một số tiền lớn nên họ cũng muốn nhận được các dịch vụ tương xứng.
Một số nhiệm vụ của bộ phận lễ tân bao gồm: đón tiếp khách hàng hoặc đối tác, nhận các cuộc gọi email giải đáp thắc mắc của khách hàng, lưu giữ các thông tin liên quan đến khách hàng, phối hợp với các phòng ban khác để mọi việc được xử lý trơn tru,...
Đồng phục lễ tân là những bộ quần áo hay váy giống nhau từ màu sắc cho đến thiết kế trong từng chi tiết nhỏ như logo, họa tiết, chất liệu vải may,...Đồng phục lễ tân là thứ không thể thiếu để giúp cho bộ mặt doanh nghiệp luôn giữ vững được sự chuyên nghiệp. Tùy vào các ngành nghề khác nhau mà đồng phục lễ tân được thiết kế theo đa dạng kiểu dáng, nhưng nhìn chung vẫn phải giữ được các tiêu chí gọn gàng và lịch sự.
Lễ tân luôn là bộ phận đầu tiên tiếp xúc với khách hàng
1.2 Các vị trí công việc của nghề lễ tân
Lễ tân nhà hàng: Với số lượng khách hàng đông đảo mỗi ngày, lễ tân nhà hàng dường như có nhiệm vụ rất quan trọng để níu giữ chân khách hàng đến thưởng thức món ăn. Nhân viên lễ tân sẽ là người chịu trách nhiệm đón tiếp khách ở quầy, giới thiệu hay tư vấn về các món ăn và tiếp nhận các yêu cầu khác của khách hàng. Ngoài ra, bộ phận lễ tân nhà hàng có thể tiếp nhận các cuộc gọi đặt bàn, đặt món và sắp xếp chỗ ngồi cho khách, thông báo đến khách nếu quán đã đầy chỗ để khách không đợi lâu.
Lễ tân trong các khách sạn: Lễ tân khách sạn là người chào đón khách hàng khi họ bước chân vào sảnh, tiếp nhận các đơn đặt phòng, hoàn tất các thủ tục check in cho khách khi vào cũng như check out khi ra. Bộ phận lễ tân của khách sạn cũng giải quyết các thắc mắc của khách hàng về dịch vụ phòng, giá cả, cơ sở vật chất hoặc xử lý các yêu cầu khác khi cần.
Lễ tân ở các spa: Lễ tân spa có nhiệm vụ nhận đơn đặt lịch của khách hàng, đón tiếp khách hàng, giới thiệu và tư vấn các gói dịch vụ của spa. Trong quá trình khách hàng chờ đợi, họ sẽ trò chuyện và hỏi thăm những nhu cầu, mong muốn của khách hàng để tư vấn về các sản phẩm ở spa. Ngoài ra, ở một số spa, lễ tân còn có nhiệm vụ nhắn tin, gọi điện nhắc khách hàng quay lại spa khi đến hẹn làm dịch vụ.
Lễ tân phòng khám: Đối với các cơ sở y tế, lễ tân phòng khám là người nắm các lịch khám chữa bệnh thông qua website, điện thoại, tin nhắn của các bệnh nhân. Tiếp nhận các cuộc gọi đặt lịch hẹn và sắp xếp lịch sao cho hợp lý, hướng dẫn không chỉ người bệnh mà còn là người nhà của họ khi cần thiết.
Lễ tân văn phòng: Đầu việc của họ bao gồm tiếp đón khách hàng, các đối tác của công ty, hỗ trợ về mặt in ấn tài liệu, quản lý các hợp đồng cũng như quản lý các vật dụng văn phòng phẩm để đảm bảo đẩy đủ cho nhân viên trong công ty.
2. Top 4 lợi ích tuyệt vời đến từ bộ đồng phục lễ tân
2.1 Gây ấn tượng với khách hàng từ cái nhìn đầu tiên
Lễ tân là bộ phận luôn xuất hiện ở các sảnh lớn trong công ty, đồng nghĩa với việc khi bước vào, khách hàng nhìn thấy bộ phận lễ tân đầu tiên. Nếu bộ phận lễ tân không chỉnh chu ngay từ trang phục, đâu đó khách hàng sẽ có cảm nhận rằng công ty không chuyên nghiệp vì không có các quy định cụ thể dành cho bộ phận này. Ngược lại, nếu từ ánh nhìn đầu tiên khách hàng thấy được nhân viên lễ tân gọn gàng trong những bộ đồng phục được thiết kế tinh tế, họ sẽ phần nào đánh giá được rằng tác phong của công ty chỉn chu. Hàng ngày bộ phận lễ tân phải tiếp xúc với hàng ngàn khách hàng khác nhau, nếu khách hàng nào cũng cảm thấy hài lòng ngay từ lần đầu bước chân đến, họ sẽ quay lại nhiều lần nữa và có thể giới thiệu thêm bạn bè của mình đến.
Đồng phục lễ tân giúp tăng tính chuyên nghiệp khi phục vụ
2.2 Làm nổi bật thương hiệu nhờ đồng phục lễ tân
Thông thường, khi thiết kế đồng phục cho nhân viên, các doanh nghiệp sẽ thiết kế đồng phục sao cho trùng màu với bộ nhận diện thương hiệu, điều này sẽ giúp khách hàng dễ dàng liên tưởng đến doanh nghiệp nếu vô tình bắt gặp màu sắc đó bên ngoài. Hơn nữa, trên những bộ đồng phục lễ tân còn được may logo cách điệu, logo càng được thiết kế chỉn chu thì sẽ càng tôn lên được vẻ đẹp của bộ đồng phục nhân viên lễ tân. Giữa vô vàn những đối thủ cạnh tranh ngoài kia, bạn có muốn thương hiệu của mình lép vế so với họ, câu trả lời tất nhiên là không. Nếu để khách hàng đánh giá bạn thiếu chuyên nghiệp chỉ vì nhân viên không mặc đồng phục chỉn chu thì thật đáng tiếc. Vậy nên việc đầu tư cho bộ đồng phục nhân viên lễ tân là rất cần thiết.
2.3 Mang đến cảm giác trách nhiệm cho nhân viên
Khi đã khoác lên người bộ đồng phục nhân viên, tức là mọi người đều có chung một nhiệm vụ giống nhau đó chính là phục vụ để khách hàng cảm thấy hài lòng nhất, vì khách hàng là người mang lại lợi nhuận cho công ty. Bộ đồng phục nhân viên lễ tân sẽ như một lời nhắc nhở thiết thực rằng bất cứ hành động nào của họ dù tốt hay xấu đều có thể sẽ ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp, nếu độ tín nhiệm của khách hàng mất đi thì sẽ rất khó để lấy lại được, vì vậy phải luôn cẩn thận trong từng lời ăn tiếng nói.
2.4 Giúp cho khách hàng phân biệt được nhân viên
Một lợi ích khác đến từ bộ đồng phục lễ tân mà có lẽ mọi người quên nhắc đến đó là giúp cho khách hàng tìm kiếm được nhân viên khi cần giúp đỡ. Đối với các khách sạn, nhà hàng hay những nơi có đông người qua lại, sẽ rất khó để khách hàng có thể biết được đâu là nhân viên vào những giờ cao điểm vì số lượng người quá lớn. Bộ đồng phục nhân viên lễ tân sẽ phát huy vai trò là vật để phân biệt nhân viên để khách hàng có thể dễ dàng xin hỗ trợ nếu cần thiết. Ngoài khách hàng ra, bộ đồng phục còn giúp nhân viên dễ nhận ra nhau để phối hợp làm việc được hiệu quả hơn.
Đồng phục nhân viên giúp khách hàng không phải loay hoay tìm sự giúp đỡ
3. Đặt may đồng phục lễ tân cùng OEM Group
OEM Group sở hữu một danh mục sản phẩm vô cùng đa dạng, ngoài ra, OEM Group còn có dịch vụ tư vấn, lên ý tưởng và thiết kế rất tận tình đối với từng khách hàng, đáp ứng được những yêu cầu khắc khe nhất trên thị trường. OEM Group sở hữu đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm, tận tâm, nhiệt huyết với phương châm “Uy tín và chất lượng là sống còn” - doanh nghiệp này luôn cam kết uy tín với các đối tác trong và ngoài nước. OEM Group sở hữu một tệp khách hàng vô cùng phong phú, đa số là các doanh nghiệp và tập đoàn lớn có uy tín trên thị trường, tính đến nay, OEM Group đã bắt tay với hơn 300 thương hiệu lớn nhỏ khác nhau.
OEM Group là doanh nghiệp uy tín trên thị trường
Lễ tân là bộ phận quan trọng để tạo thiện cảm với khách hàng ngay từ lần gặp gỡ đầu tiên, một thái độ niềm nở cùng với những bộ trang phục thiết kế làm nổi bật nét riêng sẽ giúp bạn có thêm điểm cộng trong mắt khách hàng. Hy vọng qua bài viết này, OEM Group đã mang đến cho bạn thật nhiều thông tin bổ ích về lợi ích của những bộ đồng phục lễ tân.
Tác giả: Nguyễn Lê Ngọc Hân/Ảnh: Tổng hợp.
