Báo giá rẻ nhất trên giấy tờ thường không phải là chi phí cuối cùng mà doanh nghiệp phải trả. Trong quá trình triển khai các chiến dịch quà tặng, bộ phận Thu mua hoặc Marketing thường có xu hướng tự bóc tách từng hạng mục: tự tìm xưởng may, tự liên hệ xưởng in logo, rồi lại tự gọi đơn vị vận chuyển để tiết kiệm tối đa.
Nhưng thực tế, cách làm phân tán này lại vô tình tạo ra một “tảng băng chìm” với vô vàn chi phí ẩn. Bài viết dưới đây sẽ bóc tách 5 loại chi phí ẩn khi đặt hàng quà tặng riêng lẻ và hướng dẫn cách để doanh nghiệp bảo vệ ngân sách một cách triệt để nhất.
Tại sao việc đặt hàng quà tặng riêng lẻ lại tạo ra “tảng băng chìm” chi phí?
Khi chuỗi cung ứng bị phân mảnh, bạn không chỉ trả tiền cho bản thân vật phẩm đó. Bạn đang phải trả tiền cho sự thiếu đồng bộ, cho những khoảng thời gian “chết” khi chờ đợi giữa các khâu, và cho cả những rủi ro phát sinh ở các đơn vị trung gian.
Một quy trình tưởng chừng như tiết kiệm lại tiêu tốn một lượng lớn nguồn lực vô hình mà doanh nghiệp hiếm khi đong đếm được trên sổ sách kế toán.
5 Loại chi phí ẩn “bòn rút” ngân sách doanh nghiệp
Chi phí ẩn là những khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp nhưng không được ghi nhận trực tiếp trong sổ sách kế toán. Chúng có thể là chi phí cơ hội, chi phí do kém hiệu quả trong vận hành hoặc chi phí do quyết định sai lầm.
1. Chi phí cơ hội và thời gian của nhân sự
Thay vì dành thời gian làm chuyên môn như lên ý tưởng chiến dịch hay chăm sóc khách hàng, nhân sự Marketing hoặc Hành chính – Nhân sự lại phải làm “thợ đụng”. Họ phải đi xin báo giá từ 5 đến 7 xưởng khác nhau, so sánh từng loại chất liệu vải, chốt file thiết kế với xưởng in, và liên tục hối thúc tiến độ.
Chi phí ẩn ở đây chính là khoản lương công ty chi trả cho nhân sự bị lãng phí vào các công việc vận hành vụn vặt, không tạo ra giá trị cốt lõi cho doanh nghiệp.
2. Chi phí rủi ro hàng lỗi và sai lệch nhận diện thương hiệu
Khi làm việc với nhiều nhà cung cấp nhỏ lẻ, sự thiếu đồng bộ là điều khó tránh khỏi. Xưởng may áo thun xong chuyển qua xưởng in, nhưng màu in logo lại bị lệch mã màu so với Brand Guideline. Vậy ai sẽ là người chịu trách nhiệm? Thường thì xưởng may và xưởng in sẽ đổ lỗi cho nhau, và cuối cùng doanh nghiệp phải “cắn răng” nhận hàng lỗi hoặc bỏ thêm tiền để sản xuất lại.
Nghiêm trọng hơn, việc tặng một món quà kém chỉn chu cho đối tác, khách hàng VIP sẽ làm suy giảm trực tiếp uy tín và hình ảnh thương hiệu.
3. Chi phí Logistics và vận chuyển nội địa
Bạn nghĩ rằng tự gọi ship sẽ rẻ? Thực tế, khi đặt hàng lẻ tẻ, bạn phải trả rất nhiều lần phí vận chuyển: phí chở từ nhà cung cấp bao bì về xưởng gia công, phí chuyển từ xưởng gia công về kho công ty, rồi lại tốn thêm phí phân phối đi từng chi nhánh.
Phí vận chuyển cộng dồn từ nhiều nhà cung cấp nhỏ lẻ luôn cao hơn rất nhiều so với một chuyến xe đồng bộ. Thêm vào đó, việc quy cách đóng gói (packing) không được tính toán kỹ từ đầu sẽ làm tăng thể tích rỗng, trực tiếp đội giá cước vận tải lên cao.
4. Chi phí lưu kho và “Hàng tồn chết”
Đặt hàng từ nhiều nơi thường dẫn đến tình trạng hàng về không cùng lúc. Ví dụ: Sổ tay về kho trước, nhưng bút ký và hộp đựng lại về trễ mất một tuần. Trong thời gian chờ đợi, bạn không thể đóng gói thành phẩm, dẫn đến việc hàng hóa phải nằm im một chỗ.
Lúc này, doanh nghiệp phải gánh thêm chi phí thuê mặt bằng lưu kho, phí quản lý, bảo quản, và dòng tiền bị “chôn chân” vào những vật phẩm chưa thể sử dụng ngay.
5. Chi phí thiệt hại do chậm tiến độ (Deadline)
Chỉ cần một mắt xích trong chuỗi cung ứng gặp sự cố (như xưởng in bị cúp điện, đơn vị giao hàng bị kẹt xe), toàn bộ tiến độ sẽ bị đẩy lùi theo hiệu ứng domino. Lịch ra mắt sản phẩm là ngày 15, nhưng đến ngày 14 hộp giấy mới in xong và chưa kịp đóng gói. Toàn bộ chiến dịch Marketing tiêu tốn hàng tỷ đồng có thể “đổ sông đổ biển” chỉ vì quà tặng không kịp có mặt tại sự kiện.
Làm sao để loại bỏ hoàn toàn các chi phí ẩn này?
Cách tốt nhất để giải quyết bài toán này là thay đổi tư duy từ “Mua sắm vụn vặt” sang “Tích hợp chuỗi giá trị”.
Thay vì tự mình phải “lắp ghép” từng nhà cung cấp, xu hướng của các doanh nghiệp hiện đại là ủy thác toàn bộ cho một đơn vị cung cấp giải pháp hàng hóa chuyên nghiệp. Việc quy về một đầu mối duy nhất giúp doanh nghiệp nắm quyền kiểm soát toàn diện và cắt đứt mọi rủi ro ở các khâu trung gian.
OEM Group – Chuyên gia tối ưu hóa chuỗi cung ứng Merchandise của bạn
Đừng để những rủi ro từ việc ghép nối các nhà cung cấp làm cạn kiệt ngân sách và ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu của bạn. Tại OEM Group, chúng tôi không chỉ sản xuất quà tặng, chúng tôi cung cấp một hệ sinh thái khép kín giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để 5 rủi ro trên:
Tối ưu nguồn lực: Bạn chỉ cần làm việc với một đầu mối duy nhất, giải phóng thời gian cho nhân sự nội bộ.
Kiểm soát chất lượng (QC) nghiêm ngặt: Đảm bảo mọi sản phẩm từ cái áo, cuốn sổ đến chiếc vali đều đồng nhất về màu sắc và chất lượng trước khi xuất xưởng.
Logistics nội bộ mạnh mẽ: Sở hữu đội xe và hệ thống vận chuyển riêng, OEM Group tính toán quy cách đóng gói tối ưu nhất và phân phối trực tiếp đa điểm, loại bỏ hoàn toàn tình trạng “hàng tồn chết” hay chậm trễ deadline.
Bạn đang chuẩn bị cho một chiến dịch mới và cần tối ưu ngân sách tối đa? Hãy để OEM Group đồng hành cùng bạn.
Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay:
Địa chỉ: Lầu 3, 112 Điện Biên Phủ, phường Tân Định, Tp.Hồ Chí Minh
Hotline: 0931.819.333
Email: b2b@oemgroup.vn
Website: oemgroup.vn
