Là chủ doanh nghiệp hay bộ phận nhân sự bạn cần biết cách để điều hành và gắn kết tập thể trong mùa dịch, kết hợp giữa “work from home" và “work from office" hiệu quả.
Là chủ doanh nghiệp hay bộ phận nhân sự bạn cần biết cách để điều hành và gắn kết tập thể trong mùa dịch, kết hợp giữa “work from home" và “work from office" hiệu quả.
Trong 3 tháng đầu năm 2022, biến chủng Covid-19 Omicron ngày càng lan rộng khiến cho tình hình nhân sự làm việc tại văn phòng có nhiều biến động: F0 gia tăng, F1 nhân rộng. Là chủ doanh nghiệp hay bộ phận nhân sự, bạn nhất định phải tìm kiếm nhiều cách để nhân viên có thể kết hợp giữa “work from home" (làm việc tại nhà) và “work from office" (làm việc tại văn phòng) sao cho vừa đáp ứng nhu cầu giãn cách, tránh lây lan dịch bệnh, vừa có thể làm việc hiệu quả, tránh giảm sút hiệu suất. Hãy cùng xem qua một số giải pháp sau, được gợi ý từ CEO của OEM Group nhé.
Sử dụng các phần mềm quản lý, phân công công việc khi làm việc online
Các phần mềm quản lý công việc trước đây vốn đã rất phát triển, giúp doanh nghiệp quản lý công việc của nhân viên hiệu quả. Nay càng được áp dụng rộng rãi khi tổ chức, doanh nghiệp phải đối mặt với tình hình 50-70% nhân viên bắt buộc làm việc tại nhà (WFH-work from home) do F0, F1, F2.
Các phần mềm này không chỉ giúp các leader, cấp trên của doanh nghiệp dễ dàng giao việc, xem tiến độ công việc, đánh giá hiệu suất công việc, mà còn giúp các nhân viên có thể dễ dàng giao tiếp với nhau, chia sẻ tài liệu khi làm việc.
Một số ứng dụng quản lý công việc hiệu quả đang được sử dụng phổ biến tại Việt Nam hiện nay:
+ Quản lý và theo dõi quá trình, tiến độ của dự án.
+ Quản lý các bugs, tasks, cải tiến, nâng cao, tính năng mới hay tất cả các vấn đề nào xảy ra.
Trello: là một ứng dụng, phần mềm, công cụ quản lý công việc dùng để thiết lập và quản lý các đầu việc vô cùng logic hiệu quả. Tính năng nổi bật của Trello đó chính là quản lý công việc theo nhóm. Các công việc chung của nhóm thì thành viên chỉ cần nhìn qua là nắm được toàn bộ và công việc của mình.
Getfly CRM: là ứng dụng dành cho doanh nghiệp dùng để quản lý nhân viên cũng như theo dõi tiến độ công việc một cách dễ dàng. Bên cạnh đó, tại Getfly bạn sẽ quản kiểm tra được tình hình về doanh số kinh doanh rõ ràng, biết được trạng thái đang làm việc của nhân viên như thế nào.
Ngoài các ứng dụng trên, bạn có thể tìm hiểu thêm về Monday.com, Asana, Microsoft OneNote, FastWork Project,... để tìm được sản phẩm phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của mình.
Tổ chức các buổi họp, báo cáo hằng ngày, hàng tuần
Việc tổ chức các buổi họp nhanh đầu ngày hoặc cuối ngày sẽ giúp bạn cũng như tất cả thành viên trong team nắm được công việc, tiến trình cụ thể của mình của như của đồng nghiệp mà không bị bỏ lỡ thông tin hay hiểu nhầm ý so với việc chỉ trao đổi qua email/ chat/ phần mềm.
Việc họp định kỳ còn tạo ra sự gắn kết, cho mọi người có không gian trò chuyện với nhau khi không được lên văn phòng, giúp tinh thần thoải mái và làm việc hiệu quả hơn.
Một lưu ý nhỏ khi tổ chức các buổi họp đầu ngày: Bạn nên hoạch định trước khoảng thời gian cuộc họp sẽ diễn ra, tránh trường hợp các thành viên vô tình sa đà hoặc lạc hướng làm kéo dài cuộc họp, mất thời gian cho các công việc khác, và cần có người dẫn dắt để cuộc họp được đi đúng hướng.
Cung cấp, sản xuất các tài liệu hướng dẫn giúp nhân viên làm việc ở nhà/ lên văn phòng hiệu quả
Tất cả thông tin hướng dẫn hay quy định của công ty về việc đối tượng nhân sự được làm việc ở nhà, đối tượng nhân sự lên văn phòng, thời gian, phương thức phối hợp làm việc, người liên hệ… cần được thể hiện chi tiết, rõ ràng qua văn bản/ hình ảnh, và được gửi đến tất cả nhân sự nhanh chóng. Tránh trường hợp nhân viên phải hỏi đi hỏi lại nhiều lần, hoặc không biết người cần liên hệ để được hỗ trợ trong trường hợp cần thiết.
"Các mẹo làm việc tại nhà hiệu quả" tuy không bắt buộc, nhưng cũng là một nội dung cần thiết mà nhân sự hay cấp trên cần hướng dẫn traning cho nhân viên để đạt được hiệu suất làm việc tối ưu.
Hỗ trợ hoặc cung cấp các thiết bị làm việc từ xa
Tùy thuộc vào tình hình tài chính của công ty hay nhu cầu làm việc, mà doanh nghiệp có thể hỗ trợ hay cung cấp các thiết bị làm việc từ xa cho nhân viên như máy tính xách tay (laptop), máy tính để bàn, điện thoại, tai nghe,... Các thiết bịbị này cũng có thể được đăng ký sử dụng luân phiên để tiết kiệm chi phí.
Các hoạt động hoặc quà tặng nhân viên giữ lửa cho nhân sự trong mùa dịch
Khi làm việc tại văn phòng, nhiều yếu tố môi trường xung quanh như không gian làm việc, đồng nghiệp, cấp trên,... sẽ khiến nhân viên tập trung cao hơn. Ngược lại, khi làm việc tại nhà, các đặc trưng của môi trường làm việc sẽ không tồn tại nên họ sẽ cảm thấy thoải mái, thư giãn hơn trong lúc làm việc, thậm chí có thể gây xao nhãng, kém tập trung.
Việc giữ "lửa" trong công việc khi làm việc tại nhà là vô cùng quan trọng. Mất đam mê, nhiệt huyết với công việc sẽ khiến cho tiến độ công việc bị thụt lùi, thậm chí khó thích nghi lại sau khi kết thúc kỳ làm việc tại nhà. Để khắc phục điều này, chủ doanh nghiệp hay bộ phận nhân sự hoàn toàn có thể tạo ra các hoạt động truyền lửa, nâng cao tinh thần cho nhân viên, chẳng hạn như:
Gọi điện thăm hỏi về tình hình công việc, tình hình sức khỏe
Chia sẻ về các kế hoạch tương lai để tạo hứng khởi cho nhân viên
Gửi tặng các phần quà khích lệ tinh thần hay có ý nghĩa trong mùa dịch như khẩu trang in logo doanh nghiệp, nước kháng khuẩn, lịch để bàn làm việc tại nhà, bình nước...
Xem thêm quà tặng nhân viên văn phòng
Hy vọng những chia sẻ trên từ OEM Group có thể giúp bạn vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn trong mùa dịch.
Và nếu vẫn còn trăn trở về những món quà ý nghĩa cho nhân viên trong mùa dịch, hãy gọi hotline để được OEM Group tư vấn ngay hôm nay!
EMAIL: b2b@oemgroup.vn
HOTLINE: 0919 555 909 (24/7)
ĐỊA CHỈ: 117 Bạch Đằng, Bình Thạnh, HCM
